为了规范公司合同管理流程，确保合同资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本合同归档管理规定。本规定适用于公司内部所有与合同相关的归档工作。

一、归档范围

1. 合同文本：包括正式签订的合同原件及其电子版。

2. 补充协议：涉及合同变更或补充的所有文件。

3. 往来函件：与合同相关的双方沟通记录，如邮件、传真等。

4. 审批文件：合同审批过程中形成的各类审批表和意见书。

5. 其他相关材料：如履约情况报告、验收证明等。

二、归档流程

1. 收集整理：各部门在合同履行完毕后，需及时将相关文件收集齐全，并进行初步整理。

2. 分类存档：按照合同类型（如采购合同、销售合同）及时间顺序进行分类存放。

3. 电子备份：对重要合同文件进行电子扫描，建立数字化档案库。

4. 移交档案室：定期将整理好的合同资料移交给公司档案管理部门统一保管。

三、保管要求

1. 安全存放：合同文件应存放在干燥通风的地方，避免受潮、虫蛀等问题。

2. 保密措施：对于涉及商业机密或敏感信息的合同，必须采取严格的保密措施。

3. 定期检查：每年至少一次对档案进行清点检查，确保无遗失或损坏现象发生。

四、查阅权限

1. 内部人员因工作需要查阅合同档案时，需填写申请表并获得批准后方可查阅。

2. 外部单位查阅合同档案需经公司领导同意，并在专人陪同下进行。

五、责任追究

任何违反本规定的个人或部门都将受到相应的处罚。如因未按规定执行而导致合同资料丢失或泄露，将追究当事人及相关领导的责任。

通过严格执行上述规定，可以有效提升公司的合同管理水平，为企业的长远发展提供有力保障。

以上即为《合同归档管理规定》，请全体员工认真遵守执行。

此文档旨在帮助企业建立健全合同管理体系，提高工作效率，降低风险。希望每位员工都能积极参与到这项工作中来，共同维护公司的合法权益。