在现代企业管理中，文档管理是保障信息有序传递、提升工作效率和确保合规运营的重要环节。为了规范公司内部各类文件的制定、发布、使用、归档与销毁流程，特制定本《公司文档管理规范（Word格式）》，以统一标准、提高效率、降低风险。

一、适用范围

本规范适用于公司所有部门及员工，涵盖公司内部各类文档，包括但不限于：规章制度、操作手册、会议纪要、项目计划书、合同协议、财务报表、技术资料等。所有涉及公司业务运行的文件均应按照本规范执行。

二、文档分类与编号规则

1. 文档分类

根据内容性质和用途，公司将文档分为以下几类：

- 管理制度类：如《员工手册》《考勤制度》等；

- 业务操作类：如《项目执行流程》《采购操作指南》等；

- 会议记录类：如《部门例会纪要》《管理层会议记录》等；

- 合同与协议类：如《合作协议》《保密协议》等；

- 技术文档类：如《系统设计说明书》《技术方案》等；

- 其他专项文档：如《培训材料》《审计报告》等。

2. 文档编号规则

为便于管理和检索，所有正式文档需按统一格式进行编号。编号结构如下：

【部门代码】+【文档类型代码】+【年份】+【序号】

例如：HR-GL-2025-001 表示人力资源部管理制度类文档，2025年第1号。

三、文档编制与审批流程

1. 编制要求

- 文档内容应准确、完整、清晰，符合公司相关制度；

- 使用规范的语言表达，避免歧义或误解；

- 格式统一，建议采用Word文档格式，便于编辑和打印。

2. 审批流程

- 起草人完成初稿后，提交至相关部门负责人审核；

- 经部门负责人确认无误后，提交至分管领导审批；

- 审批通过后，由行政或档案管理部门统一编号并发布。

四、文档发布与使用

1. 发布方式

经批准后的文档，由行政或指定部门统一发布，并通知相关责任人和使用部门。发布形式可包括：

- 内部OA系统公告；

- 邮件通知；

- 文件共享平台上传；

- 打印分发至相关部门。

2. 使用权限

不同类型的文档应设置相应的访问权限，确保信息安全。涉及机密或敏感内容的文档，应严格控制查阅和复制权限。

五、文档归档与保存

1. 归档要求

- 所有正式发布的文档应在发布后3个工作日内完成归档；

- 归档方式包括电子归档和纸质归档，确保数据安全；

- 电子文档应存储于公司统一的文件管理系统中，定期备份。

2. 保存期限

根据文档的重要性和法律要求，设定不同的保存周期：

- 永久保存：如公司章程、重要合同等；

- 长期保存：如年度报告、审计资料等；

- 短期保存：如会议纪要、临时通知等。

六、文档更新与废止

1. 更新机制

当政策调整、业务变化或文档内容不适应实际需要时，应及时对文档进行修订。修订流程参照编制与审批流程执行。

2. 废止处理

对于已失效或不再适用的文档，应由原起草部门提出废止申请，经审批后予以注销，并从系统中删除或标注“作废”状态。

七、附则

本规范自发布之日起施行，由公司行政部负责解释和修订。各部门应严格执行本规定，确保文档管理工作有序、高效、合规。

以上内容为原创撰写，旨在为企业提供一套系统、规范的文档管理框架，可根据企业实际情况进行调整和完善。