【仲恺农业工程学院文件】为进一步加强学校内部管理，规范各类文件的起草、审批与发布流程，确保文件内容的准确性、权威性和可执行性，根据国家相关法律法规及学校章程，结合本校实际情况，现就有关文件管理工作提出如下要求：

一、文件种类与适用范围

仲恺农业工程学院文件主要包括：通知、通报、请示、报告、决定、意见、函件等。各类文件应根据其性质和用途，明确适用范围，严禁越权发文或滥用文件形式。

二、文件起草与审核

1. 文件起草单位应严格遵循“一事一文”原则，内容要简明扼要，逻辑清晰，语言规范。

2. 起草完成后，须经部门负责人初审，确保内容符合政策法规及学校相关规定。

3. 涉及多部门协作的文件，应由牵头单位组织会签，确保意见统一、责任明确。

三、文件审批与发布

1. 文件经初审通过后，需提交至学校办公室进行格式审查与编号登记。

2. 重要文件应报校领导审批，未经批准不得擅自发布。

3. 文件发布后，应及时归档，并同步抄送相关部门及人员，确保信息传达及时有效。

四、文件存档与管理

1. 所有正式文件均应建立电子与纸质双轨档案，便于查阅与追溯。

2. 文件管理人员应定期清理过期文件，确保档案的完整性和时效性。

3. 涉及保密内容的文件，应按照学校保密制度进行管理，防止信息泄露。

五、监督与问责

学校将定期对文件管理工作进行检查，对未按规定执行、造成不良影响的单位和个人，将视情节轻重予以通报批评或追究责任。

本文件自发布之日起施行，由学校办公室负责解释。

仲恺农业工程学院

2025年4月5日